Datenschutz 2018 - Umsetzung

DATENSCHUTZ 2018 - UMSETZUNG

Die Datenschutzgrundverordnung ist in aller Munde. Es gibt viel an Gerüchten, Aktionismus, Verunsicherung und Arbeit. Wir haben uns mit Experten und Vertretern von kleinen bis großen Wassergenossenschaften zusammengesetzt und ein möglichst einfaches, aber sicheres Paket geschnürt. Der grundsätzliche Aufbau der Unterlagen entspricht dem der Gemeinden, der Umfang wurde aber auf das für Wassergenossenschaften notwendige Minimum reduziert. Fix ist, dass auch jede kleinste Wassergenossenschaft betroffen ist und die Wassergenossenschaften als Körperschaften öffentlichen Rechts dem öffentlichen Bereich der Verordnung zugezählt werden. Daher ist auch die Benennung eines Datenschutzbeauftragten (DSBA) verpflichtend. WGs haben keine sensiblen Daten.

Alle erforderlichen Unterlagen befinden sich auf der OÖ WASSER Homepage www.ooewasser.at im Mitgliederbereich als Download, das sind ua.:

  1. Formblatt zur Pflichtmeldung an die Datenschutzbehörde (per Mail bis 25.5.2018) 
  2. Verarbeitungsverzeichnis VVZ, mit den fünf Abläufen in einer Wassergenossenschaft
  3. Checkliste bzw. Maßnahmenkatalog zur technischen und organisatorischen Umsetzung
  4. Einverständniserklärung für Fotos
  5. Musterantwortschreiben bei Anfragen und Dokumentationsliste

Was haben die Verantwortlichen der Wassergenossenschaften bis 25.05.2018 zu tun?
 

1. Meldung Datenschutzbeauftragte(n)

Festlegung einer(s) Datenschutzbeauftragten (DSBA) und Meldung an die Behörde (Formblatt ist in der Beilage). Das kann die Obfrau, der Obmann, ein Mitglied des Ausschusses der WG oder eine andere Person sein.

Mit dem Senden des unterschriebenen Formblattes an die Datenschutzbehörde kann in einfacher Weise die Meldepflicht erfüllt werden. Datenschutzbeauftragte (DSBA) sind bei den Datenanfragen weisungsfrei und unabhängig.

Das ausgefüllte Formblatt ist zu senden an: Datenschutzbehörde Wien, Wickenburggasse 8, 
1080 Wien, oder per E-Mail an: dsb@dsb.gv.at  

Praxistipp: Bei kleinen Wassergenossenschaften kann dies auch die Obfrau/der Obmann sein. Bei größeren WGs kann diese Aufgabe z.B. ein Mitglied des Ausschusses übernehmen.

2. Verarbeitungsverzeichnis (VVZ)

Bei den 5 Prozessen für Wassergenossenschaften ist alles Erforderliche in den Abläufen vorausgefüllt. Die Wassergenossenschaften haben den Namen der Wassergenossenschaft auf der Titelseite und die Namen der Verantwortlichen (Obfrau/-mann) und des DSBA auf den Seiten 6, 9, 13, 16, 19, und 22 auszufüllen. Diese Version 1 verbleibt als wichtiges Dokument bei der WG, auch wie allfällige spätere adaptiere Versionen.

3.Checkliste (für kleine WG’s) bzw. Maßnahmenkatalog (für WG’s mit eigenem Server)

Als Hilfestellung für die Umsetzung bieten wir eine Weisungsempfehlung mit Checkliste (kleine WGs) und einen Maßnahmenkatalog (für WG’s mit eigenem Server) an.

4. Einverständniserklärung für Fotos

Wenn Sie Fotos z.B. beim „Tag der offenen Tür“ machen und diese in der Öffentlichkeitsarbeit verwenden wollen, brauchen Sie eine Zustimmung der abgebildeten Personen.

5. Pflichtauskunft bei Anfragen

Auf Anfrage des Betroffenen sind Sie verpflichtet einmal jährlich kostenlos Auskunft zu erteilen. Sie finden dazu in unseren Downloads rechtlich abgestimmte Musterbriefe für Anfragen, die dann bei Bedarf verwendet werden können. Sollten Sie tatsächlich eine Auskunftsanfrage erhalten, können Sie zur erstmaligen Unterstützung OÖ WASSER unter ooewasser@ooe.gv.at verständigen.

Sollten Fragen sein, schicken Sie uns eine E-Mail. Antworten auf häufige Fragen werden demnächst auf die Homepage gestellt.

Falls erforderlich, kann man auch per Mail an ooewasser@ooe.gv.at Interesse an der Organisation eines Informationsabends bekunden.

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